Veiligheid en privacy

Privacybeleid Circular IT group

Inleiding en toepassingsgebied

Dit is het Privacy beleid van Circular IT Holding B.V., met Circular IT Holding B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, gevestigd te Zoetermeer en kantoorhoudende te (2718 TB) aan de Radonstraat 300, Nederland, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamers van Koophandel in Nederland, onder nummer 86301853 en/of een van haar gelieerde ondernemingen (Circular IT group) en de direct met haar verbonden organisaties.

Dit Privacy beleid is van toepassing op alle personen die contact hebben met Circular IT group, met uitzondering van haar medewerkers. Meer in het bijzonder betekent dit dat dit Privacy beleid van toepassing is op:

• opdrachtgevers, bezoekers, sollicitanten, opdrachtgevers, opdrachtnemers (waaronder zelfstandigen zonder personeel en leveranciers, voor zover deze laatsten natuurlijke personen zijn) en andere contacten van Circular IT group;
• bezoekers van de website van Circular IT group of een aan deze domeinnaam gekoppelde domeinnaam.

Al deze personen worden hierna gezamenlijk aangeduid met 'u' en 'uw'. De woorden 'wij', 'ons' en 'onze' verwijzen naar Circular IT group. Met betrekking tot de verwerking van uw Persoonsgegevens kwalificeert Circular IT group als Verwerkingsverantwoordelijke. Hoofdstuk 1 definieert verschillende termen. Deze termen worden met een hoofdletter geschreven in het Privacy beleid.

Wij vinden het belangrijk dat uw Persoonsgegevens met de nodige zorgvuldigheid worden behandeld. Vanzelfsprekend houden wij ons aan alle wettelijke regels, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG') en betrachten wij de nodige zorgvuldigheid om uw Persoonsgegevens adequaat te beveiligen.

Wij vragen u om dit Privacy beleid zorgvuldig door te nemen. Omwille van de leesbaarheid hebben we het algemene deel van het Privacy beleid in hoofdstukken verdeeld. Hieronder vindt u een inhoudsopgave.

Dit privacy beleid is voor het laatst gewijzigd op en is van toepassing sinds augustus 2023.

Inhoud

1. DEFINITIES
2. DE PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VAN U KUNNEN VERWERKEN
3. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
4. GRONDEN WAAROP WIJ PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN
5. DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN
6. DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE
7. VEILIGHEID
8. UW RECHTEN
9. COOKIES EN SOORTGELIJKE TOEPASSINGEN
10. BEWAARTERMIJNEN
11. CONTACTGEGEVENS / VRAGEN / KLACHTEN / OPMERKINGEN
12. AMENDEMENTEN

1. DEFINITIES

Betrokkene:	persoon met betrekking tot wie de Persoonsgegevens die worden verwerkt. Met andere woorden: de persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt.
Derden:	natuurlijke of rechtspersonen die geen Betrokkenen zijn of deel uitmaken van Circular IT group, zoals: natuurlijke of rechtspersonen met wie Circular IT group Persoonsgegevens deelt ingevolge een overeenkomst. Deze derden kunnen verwerkers of medeverantwoordelijken zijn.
Persoonsgegevens:	alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of een identificeerbare persoon. Met andere woorden: alle informatie die de Betrokkene identificeert of kan worden gebruikt om de Betrokkene te identificeren.
Verwerking:	alles wat met Persoonsgegevens kan worden gedaan, zoals het verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, gebruiken, verspreiden of vernietigen.
Controleur:	partij die de gegevens van een Betrokkene verwerkt voor een bepaald doel. In dit Privacy beleid is de Verwerkingsverantwoordelijke Circular IT group.

2. DE PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VAN U KUNNEN VERWERKEN

Hieronder leggen we uit welke persoonsgegevens Circular IT group van u kan verwerken. 

Gegevens die u zelf heeft verstrekt, zoals:

• uw contactgegevens (naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer);
• uw geslacht en geboortedatum;
• gegevens die van u worden verzameld in een telefoongesprek;
• gegevens verzameld uit een e-mail van u;
• inloggegevens;
• betalingsgegevens;
• gegevens uit uw CV of over uw arbeidsverleden.

Gegevens die we hebben ontvangen via onze websites, nieuwsbrieven en e-mails:

• informatie over het apparaat dat u hebt gebruikt om onze website te bezoeken;
• uw surfgedrag op de website, zoals: welke gegevens/welke van onze webpagina's u hebt bekeken; hoe u door de website navigeert; of u een nieuwsbrief of e-mail opent en op welke delen daarvan u klikt; de data en tijden van uw bezoek aan de website;
• het besturingssysteem dat u gebruikt;
• uw browsertype en IP-adres;
• uw internetprovider;
• het internetadres van de website waarnaar wordt gelinkt;
• de geolocatie;
• de gegevens die u van de website hebt gedownload.

Gegevens die we uit andere bronnen hebben ontvangen, zoals via: 

• videobeelden (op de locaties waar we borden hebben geplaatst die verwijzen naar de aanwezigheid van beveiligingscamera's);
• gegevens die beschikbaar zijn uit openbare bronnen en blijkbaar door u zijn gepubliceerd, zoals die op sociale media en commerciële websites; 
• gegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.

3. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• om uw identiteit te verifiëren;
• om onze diensten (en de veiligheid van die diensten) te verbeteren, onder meer door controles uit te voeren;
• om uw bestellingen te verwerken, om u te informeren over de status van uw bestelling en om ervoor te zorgen dat uw bestellingen zo gemakkelijk en soepel mogelijk worden afgehandeld; 
• om de website voor u te personaliseren en om u de producten te kunnen aanbevelen die u mogelijk interessant vindt;
• om productrecensies op onze websites te plaatsen;
• als u reageert op een verkoopkorting, om een dergelijke verkoopkorting te kunnen verwerken en om de respons op onze marketingcampagnes te meten; 
• om u te informeren over nieuws en ontwikkelingen bij Circular IT group;
• om ons in staat te stellen onze diensten te evalueren, te bestuderen en te ontwikkelen;
• om contact met u op te nemen voor nieuwsbrieven, als u zich daarvoor hebt aangemeld;
• voor interne kwaliteitsdoeleinden;
• om onze websites te beheren, te beveiligen, aan te passen en te verbeteren; 
• voor marketing-/commerciële doeleinden;
• voor werving en selectie; 
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting opgelegd aan Circular IT group;
• om contact met u op te kunnen nemen en te kunnen reageren op eventuele vragen die u hebt ingediend; 
• om uw verzoeken om informatie te behandelen en klachten af te handelen; 
• om diefstal, misbruik, vandalisme of ander crimineel gedrag te voorkomen; 
• voor educatieve doeleinden;
• om ons in staat te stellen tevredenheidsonderzoeken uit te voeren.

4. GRONDEN WAAROP WIJ UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN

Om persoonsgegevens te kunnen gebruiken, moeten we een grond hebben om dit te doen op basis van de AVG. Wij hanteren de volgende gronden:

• u Circular IT group uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven;
• het gebruik noodzakelijk is voor het uitvoeren of aangaan van een contract met u;
• het gebruik noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• in noodsituaties: het gebruik is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen;
• wij een legitiem belang hebben bij het gebruik, tenzij dit belang zwaarder weegt dan uw belang, of het belang van een derde partij, in privacy.

Als Circular IT group uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Circular IT group u daar apart om vragen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Circular IT group vestigt uw aandacht op het feit dat het intrekken van uw toestemming geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming.

Circular IT group kan zich beroepen op de volgende gerechtvaardigde belangen:

• de bescherming van uw veiligheid;
• de bescherming van de veiligheid van onze klanten en/of anderen, en ook de beveiliging van de gebouwen en eigendommen van Circular IT group;
• kwaliteit en opleiding;
• de bevordering van het IT-beheer en de verbetering van de beveiliging;
• de analyse en verbetering van de diensten en inhoud van onze websites;
• het leveren, verbeteren, aanpassen, ondersteunen, onderzoeken en analyseren van onze diensten;
• de bevordering van de kwaliteit en veiligheid van onze diensten;
• communicatie met u en andere contacten van Circular IT group;
• het voorkomen en bestrijden van fraude, ongeoorloofd gebruik en overtredingen van onze algemene voorwaarden en beleidsregels of andere schadelijke of illegale activiteiten.

5. DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN

Wij delen uw Persoonsgegevens alleen met Derden als dit noodzakelijk is omdat die Derden werkzaamheden verrichten in opdracht van Circular IT group en dan alleen voor de doeleinden zoals beschreven in dit Privacy beleid. Indien een Derde Partij wordt ingeschakeld, zal Circular IT group ervoor zorgen dat deze Derde Partij hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid handhaaft als wij.
Circular IT group kan aannemers uit de volgende categorieën inschakelen:

• IT-beheer;
• websitebeheer;
• website hosting;
• e-mailcommunicatie. 

Circular IT group blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens. Circular IT group sluit contracten met derden om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens goed worden beveiligd.

Circular IT group kan, als gevolg van een fusie, overname of verkoop, van haar gehele of een deel van haar organisatie, uw Persoonsgegevens delen met een Derde Partij, zoals een potentiële koper of verkoper. Uiteraard zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via een duidelijk zichtbare melding op onze website.

6. DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE

Het kan soms nodig zijn om uw Persoonsgegevens over te dragen aan Derden die buiten de Europese Economische Ruimte ('EER') zijn gevestigd. In overeenstemming met de AVG zal Circular IT group uw Persoonsgegevens alleen overdragen aan landen buiten de EER als:

1. de Europese Commissie heeft besloten dat het derde land een passend beschermingsniveau biedt; of
2. passende waarborgen worden geboden, u hebt afdwingbare rechten en u beschikt over effectieve rechtsmiddelen; of
3. de overdracht noodzakelijk is voor de uitvoering van uw contract met Circular IT group; of
4. u uitdrukkelijk hebt ingestemd met de overdracht nadat u op de hoogte bent gesteld van de risico's die een dergelijke overdracht met zich meebrengt; of 
5. de doorgifte noodzakelijk is om gewichtige redenen van algemeen belang; of
6. de doorgifte incidenteel is en vereist door de zwaarwegende belangen van Circular IT group en Circular IT group passende waarborgen heeft geïmplementeerd en de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan op de hoogte heeft gesteld.

In situaties waarin Circular IT group uw Persoonsgegevens buiten de EER overdraagt, nemen wij maatregelen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens adequaat beschermd blijven.

7. VEILIGHEID

Circular IT group neemt de bescherming en beveiliging van uw Persoonsgegevens zeer serieus en neemt continu maatregelen om uw Persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen onrechtmatig gebruik. Wij hebben onder andere de volgende maatregelen genomen:

• de toegang tot de Persoonsgegevens is beperkt tot bevoegde personen, waarbij dit aantal zo laag mogelijk wordt gehouden;
• alle medewerkers van Circular IT group een geheimhoudingsovereenkomst hebben ondertekend, waarbij zij zich ertoe verbinden volledige vertrouwelijkheid in acht te nemen met betrekking tot alle informatie (inclusief Persoonsgegevens);
• de elektronische overdracht van Persoonsgegevens altijd plaatsvindt via een beveiligde verbinding;
• de website is beveiligd via https;
• wij zorgen ervoor dat uw Persoonsgegevens alleen met Derden worden gedeeld als wij met deze Derden passende beveiligingsmaatregelen zijn overeengekomen.

Daarnaast zorgt Circular IT group ervoor dat al haar gebruikersinstellingen, programma's en diensten vanaf het allereerste begin van de ontwikkeling zijn ontworpen om uw privacybescherming te maximaliseren. Ten aanzien van het verstrekken van informatie en diensten hanteert Circular IT group standaard de 'opt-in'-regel: informatie of diensten worden alleen verstrekt als u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Dit kan bijvoorbeeld door een vakje op de website aan te vinken.

8. UW RECHTEN

Als een van uw Persoonsgegevens wordt verwerkt, hebt u een aantal rechten, die hieronder worden uiteengezet. U kunt deze rechten uitoefenen door uw verzoek schriftelijk in te dienen bij Circular IT group of door een e-mail te sturen naar [email protected]. Circular IT group verifieert uw identiteit voordat aan uw verzoek kan worden voldaan.

Circular IT group zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen een maand, op uw verzoek reageren. Uw aanvragen worden in principe elektronisch verwerkt, tenzij dit niet mogelijk is of u anders verzoekt. Circular IT group brengt u geen kosten in rekening voor de verwerking van voormelde verzoeken, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn.

1. Toegang tot persoonsgegevens

U kunt ons te allen tijde vragen om aan te geven welke (categorieën van) uw Persoonsgegevens Circular IT group verwerkt, voor welke doeleinden, uit welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen worden gehanteerd.

2. Wijzigen van persoonsgegevens

Daarnaast kunt u te allen tijde contact met ons opnemen om uw Persoonsgegevens aan te vullen of te corrigeren. In het onwaarschijnlijke geval dat Circular IT group onjuiste Persoonsgegevens over u heeft verwerkt en/of verstrekt, zal Circular IT group dit onmiddellijk corrigeren. Als Circular IT group uw Persoonsgegevens heeft gewijzigd, zal Circular IT group u hiervan op de hoogte stellen.

3. Het minimaliseren van de verwerking van uw Persoonsgegevens

Als u het niet eens bent met de inhoud van de door Circular IT group over u opgeslagen Persoonsgegevens, kunt u een verzoek indienen om de verwerking van uw Persoonsgegevens tijdelijk tot een minimum te beperken.

4. Toestemming intrekken

U kunt ook de toestemming die u hebt gegeven voor de verwerking van uw Persoonsgegevens intrekken. Bij ontvangst van uw brief of e-mail, zal Circular IT group onmiddellijk stoppen met de verwerking van uw Persoonsgegevens waarvoor u uw toestemming hebt gegeven. De intrekking van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

5. Recht op overdracht van Persoonsgegevens (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

U kunt de door Circular IT group over u opgeslagen Persoonsgegevens opvragen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat. Na ontvangst van uw Persoonsgegevens staat het u vrij om deze informatie over te dragen.

6. Recht om vergeten te worden

Als u niet langer gebruik wilt maken van de diensten van Circular IT group, kunt u een verzoek indienen tot verwijdering van al uw Persoonsgegevens.

7. Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens waarop Circular IT group zich baseert op de gronden 'gerechtvaardigd belang van Circular IT group of een Derde' of 'uitvoering van een taak uitgevoerd in het algemeen belang'. Als Circular IT group zich op deze gronden baseert, zal Circular IT group haar belangen afwegen tegen uw privacy. Het recht om bezwaar te maken geeft u het recht om van Circular IT group te verlangen dat zij deze belangenafweging herhaalt.

8. Recht om een klacht in te dienen / een rechtsmiddel in te stellen

We doen ons best om samen met u te werken aan een eerlijke oplossing als u een klacht of probleem heeft met betrekking tot ons gebruik van uw Persoonsgegevens. Als uw standpunt echter is dat wij u niet kunnen helpen met uw klacht of probleem, heeft u ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een gerechtelijke procedure in te stellen. U vindt de contactgegevens van de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens door hier te klikken.

9. COOKIES EN SOORTGELIJKE TOEPASSINGEN

Circular IT group maakt op haar website gebruik van cookies en soortgelijke toepassingen. Cookies zijn kleine stukjes informatie die op uw computer worden opgeslagen. Wij gebruiken cookies om diensten te verlenen en ervoor te zorgen dat onze diensten naar behoren functioneren. Hierdoor kan Circular IT group zien hoe haar bezoekers de website gebruiken. Op deze manier kan Circular IT group haar website aanpassen aan de voorkeuren van de gebruiker. Bij een volgend bezoek aan de website van Circular IT group zullen deze kleine stukjes herkend worden.

Meer informatie over het cookiebeleid is te vinden in het cookiebeleid op de website(s) van Circular IT group.

10. BEWAARTERMIJNEN

Circular IT group bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Circular IT group bewaart uw Persoonsgegevens zolang wij dit nodig achten om u diensten te kunnen verlenen, om u in staat te stellen onze website te gebruiken, om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, om geschillen met partijen op te lossen en voor andere doeleinden die ons in staat stellen onze commerciële activiteiten uit te voeren.

Circular IT group bewaart uw Persoonsgegevens in ieder geval gedurende de periode waarin u partij bent bij een overeenkomst met Circular IT group. Voor sommige Persoonsgegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Circular IT group houdt zich volledig aan deze bewaartermijnen. 

Circular IT group bewaart videobeelden van beveiligingscamera's maximaal vier (4) weken, tenzij deze in verband met een incident langer bewaard moeten worden.

11. CONTACTGEGEVENS / VRAGEN / KLACHTEN / OPMERKINGEN

Wij hebben een privacyfunctionaris aangesteld wiens taken onder meer het toezicht houden op de juiste omgang met uw Persoonsgegevens. Mocht u vragen, opmerkingen of klachten hebben over de bescherming van uw Persoonsgegevens door Circular IT group, dan kunt u uiteraard contact opnemen met de privacyfunctionaris. De contactgegevens zijn:

Radonstraat 300, 2718 TB Zoetermeer, Nederland
079 762 0200
[email protected]

Wij zijn er zeker van dat u ervoor zorgt dat uw Persoonsgegevens volledig, correct en up-to-date zijn. Informeer ons onmiddellijk over eventuele wijzigingen of fouten in uw Persoonsgegevens door contact op te nemen met de privacyfunctionaris.

12. AMENDEMENTEN

Het kan gebeuren dat ons Privacy beleid moet worden gewijzigd. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.